Как повысить продуктивность: ТОП-12 способов работать умнее, а не усерднее

Время – самое ценное достояние. Многие люди постоянно говорят: «Расходуйте время с умом». Когда-нибудь задумывались, куда ушел целый день? Были запланированные дела и, прежде чем осознаете объем работы, солнце садится и наступает время ужина. Почему стать продуктивным человеком достаточно сложно? Каковы секреты продуктивной жизни?

Как правило, люди работают около 45 часов в неделю и считают 28 рабочих часов (62%) продуктивными. Больше трети рабочего дня тратится на непроизводительные нужды. Другими словами, у человека примерно 3 продуктивных (рабочих) дня в неделю. Получается пустая трата времени и талантов. Как работать умнее, а не усерднее? Как повысить продуктивность?

Почему люди не так продуктивны, как должны быть?

• Прокрастинация.
• Неясные задачи/цели/приоритеты.
• Плохая коммуникация в команде.
• Неэффективные встречи.

Как повысить продуктивность: проверенные способы работать умнее, а не усерднее

Разберем полезные советы, рекомендации и способы, помогающие улучшить производительность, основанные на Тиме Феррисе, авторе международного бестселлера «4-х часовая рабочая неделя»; Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» и «Первое, что нужно делать в первую очередь».

Разберем проверенные способы как повысить продуктивность, а также начать работать умнее, а не усерднее.

1. Выработайте правильную установку ночью

В иудаизме день начинается с заходом солнца накануне вечера. Вечерняя подготовка – лучшее начало дня. Когда ложитесь спать и просыпаетесь, зная, что в расписании, получаете руководство, направление, мотивацию и снижаете беспокойство.

2. Управляйте настроением

Сосредоточиться труднее в разгар шторма: телефон, телевизор, электронная почта, дети, босс и т.д. Начав день со спокойного настроения, сможете перейти от реакции к действию. Установите утренний распорядок, чтобы уменьшить беспокойство и повысить производительность.

Утреннее настроение сотрудников оказывает сильное влияние на производительность труда. Плохое настроение приводит к прокрастинации. Счастье связано с повышенной продуктивностью и успехом. Врачи в хорошем настроении быстрее и точнее ставят диагнозы. Оптимистичные продавцы превосходят пессимистичных коллег на 56%.

3. Съешьте лягушку

Из Марка Твена: «Съешьте с утра живую лягушку, и до конца дня не случится ничего хуже». Другими словами, если есть занятие, считаемое необходимым и неинтересным, планируйте заняться работой с утра. Отличная техника борьбы с прокрастинацией.

4. Сфокусируйтесь

Мысли блуждают, люди часто отвлекаются. Люди многозадачны, торопливы и невнимательны. Люди находят предлоги для прокрастинации – страхи, отсутствие направления, непонимание четких целей или незаинтересованность. Михай Чиксентмихайи придумал фразу «поток», чтобы описать ощущение пребывания в определенной зоне.

Сосредоточенное состояние, где время летит незаметно, а отвлекающих факторов не существует. Иногда, чтобы сфокусироваться, нужно изменить окружение. Просыпайтесь на час раньше, чтобы успеть сделать всю работу до того, как проснутся остальные.

5. Уменьшите отвлекающие факторы

Кови описывает матрицу срочного/важного. Выполнять срочные и важные задачи, параллельно удалять отвлекающие факторы. Означает не проверять электронную почту по утрам. Не настраивайте себя на реактивность, так как подобное компенсирует настроение, увеличивает беспокойство и уводит от действительно важных задач.

Постоянные текстовые и электронные письма снижают умственные способности на тесте IQ на 5 баллов для женщин и 15 баллов для мужчин. Феррис рекомендует свести к минимуму потребление информации с помощью нескольких практических приемов.

6. Перейдите к целям

Расставьте приоритеты в повседневной деятельности, сосредоточив внимание на личной миссии. Как сказал Кови: «Самое главное – сделать самое важное, самое необходимое». Тим Феррисс отмечает, что быть активным и занятым – не то же самое, что стать продуктивным. Целью должно быть выполнение дел, делающих удовлетворенными в конце дня.

7. Почему, а не что

Необходимо отличать важное от неважного. Кови, Феррис и гуру успеха Саймон Синек предлагают заменить, что делаем, на почему делаем. Отличный способ убедиться, что занятость не потрачена впустую. Быть эффективным важно, но важнее спросить: «Вообще нужно делать?»

Не тратьте время на попытки повысить эффективность, когда потенциально можете полностью удалить действие и стать наиболее эффективным.

8. Контролируйте помимо обвинений

Осознайте, что контролируете собственный день. Брать ответственность – первая привычка эффективных людей Стивена Кови. Может казаться, что ходить на работу – не выбор, потому что должны платить за квартиру или ипотеку и кормить семью.

Есть выбор, где работаете и что делаете. Тим Феррис дает отличные советы, как сотрудники могут контролировать жизнь, чтобы работать меньше и производить больше.

9. Тренируйте внимательность

Внимательность – открытое и активное осознание. Благодаря внимательности можно лучше всего оценить, что может работать или не работать, позволить проявлять творческий подход и мыслить нестандартно, чтобы сделать дни наиболее эффективными. Осознанность помогает понять, когда прекратить попытки совершить продажу или лучший способ договориться о конкретной сделке.

10. Обменяйте совершенство на Парето

Многим людям потребовалось много лет, чтобы отучиться от вредной, контрпродуктивной привычки к совершенству. В книге Тал Бен Шахара «В погоне за совершенством» он рекомендует оптимизм, а не совершенство.

Перфекционизм – неадекватная сосредоточенность на неудачах и достижении недостижимого. Оптимализм устанавливает высокие, но достижимые стандарты. Оптималист имеет гораздо высокие шансы на успех в достижении целей. Со всем связан закон Парето. Парето был экономистом, определившим, что 80% богатства и дохода производятся и принадлежат 20% населения.

Правило 80/20 верно во многих сферах жизни. Около 80% успехов будут зависеть от 20% усилий. Хитрость заключается в том, чтобы проанализировать, какие 20% важны, и остановить остальные 80%. Используйте оставшееся время с умом для выполнения других дел, волнующих и удовлетворяющих личные потребности.

11. Запустите систему

Разработайте собственный распорядок дня. Помните, когда наиболее бодры и внимательны, меньше отвлекаетесь и наиболее продуктивно работаете. Используйте время с умом и включите правило 80/20 и «Почему бы и нет», чтобы составить список, что нужно сделать сейчас.

Не полагайтесь на дисциплину. Как только дела поставлены на автоматику, они автоматически будут выполняться. Авторы, ожидающие «творческих моментов», с меньшей вероятностью придумают что-то хорошее, чем авторы, устанавливающие крайние сроки.

12. Устанавливайте линии мечты

Феррис рекомендует устанавливать линии сновидений, сроки для мечты. Сделайте сроки реалистичными и сложными. Попробуйте поставить несколько краткосрочных целей – ежедневных и еженедельных, среднесрочных (от 3 до 6 месяцев) и долгосрочных (от 1 до 3 лет). Сроки превращают мечты в реальные шаги. Выполняя необходимый шаг человек постепенно движется к достижению поставленной глобальной цели.